Pelatihan Operator Billing System berbasis Open Source

Dalam kerangka kegiatan Sister Hospital – Performance Management and Leadership di Provinsi NTT, salah satu kegiatan pendukung yang dilakukan adalah mengimplementasikan billing system di empat RSUD, yaitu RSUD Kefamenanu di Timor Tengah Utara (TTU), RSUD Ende, RSUD Bajawa di Kabupaten Ngada dan RSUD Umbu Rara Meha di Waingapu, Kabupaten Sumba Timur. Kegiatan ini dilakukan sejak pertengahan 2013, yang diawali dengan pelatihan bagi programmer dan users di Yogyakarta maupun di lokasi RS masing-masing. Pelatihan tersebut dilanjutkan dengan pendampingan jarak jauh melalui sarana komunikasi internet (email, chat dan video conference).

Dewi-Kartikatama

Akhir minggu lalu, sebuah pertemuan yang mengundang beberapa operator billing system dari keempat RSUD tersebut untuk mengidentifikasi masalah dan sharing mengenai solusinya serta meng-update sistem yang telah digunakan  sesuai dengan perkembangan regulasi nasional yang terjadi di rumah sakit. Dari diskusi diketahui bahwa beberapa RS masih mengalami masalah yang telah terjadi sejak tahun sebelumnya. Misalnya masalah tidak adanya tenaga programmer masih terjadi di RSUD Ende dan RSUD Kefamenanu. Meskipun demikian, RSUD Ende menunjukkan progress implementasi yang lebih menggembirakan dibandingkan dengan tiga RSUD lainnya.

Kendala yang dihadapi oleh RSUD dalam implementasi Billing System dapat dirangkum sebagai berikut:

Masalah sistem informasi:

  1. Jumlah komputer kurang sehingga komputer untuk billing system digunakan bergantian dengan untuk kebutuhan lain. Juga banyak komputer yang rusak sedangkan masa garansi telah lewat.
  2. RS kekurangan tenaga sehingga perawat yang sudah senior pun diberdayakan untuk entry data. Akibatnya proses entry berjalan lambat karena petugas mendahulukan pekerjaan melayani pasien. Selain itu, entry data berjalan lambat karena user lebih suka menulis di buku registrasi pasien (manual) baru kemudian di siang hari memasukkan data ke sistem.
  3. Petugas IT yang lebih yunior tidak berani menghapus user yang lebih senior, meskipun user yang bersangkutan kurang aktif atau tidak bekerja sesuai dengan prosedur IT.

Masalah non-sistem informasi:

  1. BPJS belum menempatkan kasir di RS (poliklinik) sehingga pelayanan rawat jalan untuk pasien BPJS belum terintegrasi dalam satu sistem billing RS.
  2. Masih ada dokter yang meresepkan obat-obatan di luar Fornas.
  3. Sering sekali terjadi pemadaman listrik.
  4. Masih menggunakan tarif Perda dan petugas kesulitan menyesuaikannya untuk masuk dalam sistem. Misalnya tarif Rp 10.000,- sudah termasuk konsultasi dokter dan obat.
  5. Ada RS yang pengembangan IT-nya belum mendapat dukungan penuh dari manajemen sehingga pengambilan keputusan untuk mengoptimalkan implementasi billing system berjalan lambat.

Para-peserta-pelatihanBeberapa solusi yang telah dilakukan:

  1. RS telah memiliki petugas entry data untuk tiga shift jam kerja
  2. Instalasi IT sudah masuk dalam struktur organisasi RS sehingga lebih mandiri dan fleksibel dalam menanggapi kebutuhan dan keluhan users.
  3. Obat-obatan di luar Fornas diberikan ke pasien dengan menggunakan kuitansi yang berbeda, sehingga data yang diinput ke dalam billing system hanya meliputi data transaksi obat yang sesuai dengan Fornas.
  4. Dukungan manajemen sangat baik sehingga memungkinkan tim IT lebih cepat dalam menanggapi masalah di level user.
  5. RS sudah meng-input tarif yang baru ke dalam sistem.

Pertemuan ini dilanjutkan dengan berbagai update sistem oleh fasilitator dari PKMK FK UGM. Selain itu, masukan-masukan dari para peserta pelatihan akan digunakan untuk perbaikan sistem agar lebih optimal. Pada Oktober mendatang, tim fasilitator akan melakukan kunjungan lapangan untuk memberikan pendampingan dan melatih kembali para users dengan update system, serta menyiapkan implementasi ke Instalasi Rawat Inap agar sistem lebih terintegrasi dan informasi yang dihasilkan lebih bermanfaat bagi manajemen RS. (pea)